JIRA와 Confluence를 활용한 협업 사례

JIRA와 Confluence 툴을 이용한 마케팅·캠페인 활용 방법


  • 원문 : "How to Execute a Marketing Campaign Using JIRA & Confluence"
    많은 조직의, 소프트웨어 개발자는 과제 관리툴 JIRA를 사용하기 시작하고 있습니다. 개발이나 서포트의 팀은 JIRA를 사용해 버그, 기능, 태스크 등을 관리하고 있습니다. 한편, 기술팀 외의 JIRA 의 강력한 추적·댓글·공동 작업을 지원하는 기능을 이용하지 않는 다른 팀에서는 일러스트, 스프레드쉬트, 전자 메일·클라이언트의 캘린더 등, 회사에 무거운 발걸음으로 걸으면서 일에 꼼짝 못하게 매여 있는 것 같습니다.
    그런 상태에 빠질 필요는 없습니다. 영업, 마케팅, 재무, 법무, 테크니컬 라이터(writer), 비즈니스 개발, 임원, 그 외 누구라도 JIRA를 매일의 일에 활용할 수 있습니다.

    처음에

    Atlassian Marketplace 라는 것이 있습니다. JIRA,Confluence, 그 외 많은 Atlassian 제품의 몇천개 이상의 애드 온(add-on)이 모인 유일한 장소입니다. 그리고, 그곳에서는 매일 재능이 있는 개발자나 온 세상의 기업이 새로운 무료 또는 유료의 애드 온(add-on)를 제공해, 고객의 문제를 해결하거나 기능을 추가하고 있습니다.
    우리가 직면한 도전 중 하나는, Marketplace에 제공된 새로운 애드 온(add-on)를 고객에게 통지하는 방법이었습니다. 거기에 몇명의 머리가 좋은 Atlassian 사원이 모두가 지혜를 짜 내었습니다. Marketplace 에 뉴스레터를 도입해 Marketplace 의 뛰어난 애드 온(add-on)를 소개하거나 최고의 베스트 셀러 애드온에 칭찬을 보내거나 최근 제공된 새로운 애드 온(add-on)을 소개하기로 했습니다.

    단계 1a: Confluence 페이지


    혁신적인 아이디어를 바탕으로, 우리는 최초의 합리적인 단계로서 협업툴인 Confluence 페이지를 만들었습니다. Confluence를 사용해 뉴스레터의 목표나 성공 기준을 문서화해, 대상을 누구로 할지, 내용을 어떤식으로 할지 기획했습니다.



    단계 1b : 첫번째 JIRA 이슈


    동시에, Atlassian의 마케팅 전문가인 Jon Silvers 가 JIRA의 마케팅 팀 프로젝트내에 이슈 MKT-5251를 작성했습니다. 뉴스레터의 초기 실제 디자인이나 브레인 스토밍을 하기 위한 이슈입니다. Jon은 또 애드 온(add-on) Balsamiq for JIRA를 사용해 전자 메일 의 실제 화면 디자인 형태를 만들었습니다.



    Balsamiq 의 편리한 플러그 인을 사용해, 이 실제 화면 디자인을 그대로 만들어 제공했습니다.



    참조를 위해 전자 메일·뉴스레터의 타사의 예를 몇 개 추가하고, 댓글을 통해 보다 상세하게 논의했습니다.

    단계 2: 지금까지 제일 짧은 미팅

     우 리가 그 전자 메일에 관한 최초의 미팅을 실시했을 때, 수시간은 걸릴지도 모를 내용에 대한 결정을 몇 초만으로 할 수 있었습니다. 전자 메일 디자인에 관한 모든 문제는, 적어도 마케팅이나 Marketplace 의 팀의 관점에서는, JIRA의 이슈상에서 이미 결론이 나오고 있어 초기 계획의 대부분이 효율적·효과적으로 실행되고 있었습니다. Confluence 페이지는 미팅을 가이드 하는데 도움이 되었습니다. 모두에게 우리의 목적이나 목표를 보여주어 이미 이루어진 모든 결정을 재빠르게 검증할 수 있었습니다. 최종적인 실제 디자인을 페이지에 저장해, 프로젝트는 Marketplace 제품 마케팅, 제품 관리, 전자 메일 마케팅, 마케팅·팀·디렉터의 승인을 얻을 수 있었습니다.

    디자인을 향해서!

    실 제 디자인으로 히트를 칠 준비는 갖추어졌습니다. 아이디어를 실현하려면, Atlassian의 훌륭한 디자이너의 도움이 필요했습니다. 우리는 실제 디자인을 가지고 디자인 팀을 위해서 새롭게 JIRA 이슈를 작성했습니다. 디자인 팀이 필요로 하는 상황안내를 위해, JIRA 이슈상에, 문맥이나 프로젝트의 설명 등 몇 개의 예를 추가했습니다.




    디자이너 중 한 명인 Jimmie는 아래와 같이 말하고 있습니다.


    나는 비주얼 디자이너로서 하루를 최대한으로 활용하는 것이 가장 중요한 우선 사항이며, JIRA 는 확실히 그것에 큰 도움이 되는 제품이었습니다. 한 번에 여러개의 프로젝트에 종사하고 있을 때, 커뮤니케이션은 대단히 중요하게 될 수 있습니다. JIRA는 그 문제를100%해소해 주었습니다. 종이복사본, 끝없는 전자 메일이나 첨부 파일의 분실 등과는 이별 했습니다. JIRA에 의해서 생산적인 것에 따라 시간을 효율적으로 사용해, 전자 메일에 소비되는 되는 시간을 보다 줄일 수 있었습니다.


    JIRA를 사용해 공동 작업을 함으로써, 마켓담당자와 디자이너의 사이에 빈번한 연락을 통한 비효율적인 부분을 없앨 수 있습니다. JIRA덕분에, 디자인·프로세스를 어렵게 하는 많은 시간낭비를 줄일 수 있었습니다. 커뮤니케이션이나 상호작용이 JIRA 이슈 한곳에 집중되어, 불필요한 전자 메일의 전달은 이제(벌써) 필요없이, 모두가 프로젝트 상황을 알 수 있습니다.

    결과

     JIRA 를 통한 협업에 의해 Marketplace 의 제품 마케팅 (나), Jimmie (디자이너) 그리고 Kevin (전자 메일·마케팅·매니저) 는 디자인에 집중할 수 있었습니다. 그러나 아직 끝이 아니었습니다. Kevin 은 아직 ExactTarget과 전자메일을 이용해 Jimmie 의 디자인을 셋업 하고, 발송을 할 필요가 있었습니다. 나도 아직, 모든 새로운 애드 온(add-on)를 모으고 문장을 써서, 모든 버튼의 링크를 정할 필요가 있었습니다.

    또 하나의 Confluence 페이지


      나는 메인 프로젝트 개요 페이지의 하위 페이지로서 새로운 Confluence 페이지를 만들었습니다. 전자 메일에 들어가는 아이콘, 이름, 링크나 텍스트등을 추가했습니다. Confluence에 의해 나머지 프로젝트와 이 페이지가 일관성을 유지할 수 있어Marketplace 팀의 다른 멤버가 어느 애드 온(add-on)을 넣는지를 체크하고 실수를 찾을 수도 있었습니다. 내 작업 부분이 완료되면 Kevin 과 「공유」했습니다. 그리고 우리는 다음 번의 전자 메일의 시작 지점으로서 이 내용을 간단하게 찾을 수 있게 되었습니다!



    그리고 또 하나의 JIRA 이슈


      원래의 실제 디자인의 이슈나 디자인 팀의 이슈 외에, 우리는 전자 메일 발송을 관리하기 위해서 마케팅·프로젝트 내에서 또 하나의 JIRA 이슈를 만들었습니다. Jimmie 는 최종 디자인을 첨부하였고, Kevin 과 나는 댓글을 통해 여러 개의 테스트 발송을 통해서 전자 메일을 수정했습니다. 이슈에 대해 1개의 댓글 주고받기를 통해, 프로젝트의 관계자 전원이 같은 정보를 계속 공유할 수 있었습니다. 통일된 커뮤니케이션의 채널에 의해 불필요한 의사전달을 취소화하고 있습니다. JIRA 이슈를 사용하는 것으로 우리는 논의를 공유할 수 있었습니다.
    최종적으로 전자 메일을 발송할 준비가 일단 갖추어지면, 최초의 배치이다 8000명의 고객에게, 그 후 나머지 80,000명의 고객에게 전자 메일을 발송해, 경과를 계속 추적했습니다. 우리회사의 IT 스탭은 그 과제를 감시해 전자 메일이 언제 발송되는 지를 확인하여 트래픽의 급상승에 대비할 수 있었습니다. 그들은 splunk로그를 과제에 추가하는 것으로 트래픽을 문서화하는 것도 했습니다.



     몇개의 Confluence 페이지와 JIRA 이슈 (물론 모두가 서로 링크 하고 있습니다) 에 의해, 4개의 다른 팀 7사람의 Atlassian 직원은 효율적으로 협업할 수 있어 88,000명의 고객에게 매력적인 전자 메일·뉴스레터를 보냈습니다. Atlassian Marketplace 사상 최대의 트래픽이 발생하였고, 뉴스레터로 소개한 애드 온(add-on)의 평가수는 급상승했습니다.

    결론

     기술 팀이 아닌곳에 JIRA나 Confluence의 이용을 촉진하고 싶다면 다음의 3가지를 기억해 두십시요.
  1. .JIRA 는 영업팀이나 디자이너에 있어서 그만큼 복잡하지 않으며, 일이나 프로젝트를 코디네이터 하거나 실제 디자인 모형이나 이미지를 첨부, 댓글이나 @멘션 그리고 공동 작업을 할 수 있습니다.
  2. JIRA 와 Confluence 는 함께 사용하는 것이 한층 더 좋습니다. 이슈가 페이지에 연결되어 있고 이슈로부터 페이지가 링크 되고 있으면, JIRA 이슈와 Confluence 페이지를 왔다 갔다 하는 것이 간단하게 됩니다.
  3. 좋은 협업은 모든 사용자가 정확히 같은 Source에 의존하는 것으로써 시작됩니다. 만약 JIRA 와 Confluence 를 협업 하기 위해서 사용하고 있다면, 나쁜 습관을 눈감아 주거나 하여 D.E.F 의 케이스와 같은 경우에 빠지지 않도록 합니다.

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추신

 물 론, 이것은 이야기의 끝이 아닙니다. 전자 메일 발송 후, 결과를 수집, 가시화, 그리고 논의하기 위한 Confluence 페이지를 만들었습니다. 전자 메일 자체로부터의 클릭 데이터와 같이, Google Analytics 이나 Marketplace 위의 애드 온(add-on) 평가 데이터도 포함했습니다. 프로젝트에 참여한 사람이 다시 리뷰하거나 임원으로부터 피드백을 받기에 좋을 기회였습니다.
협업을 위한 Confluence 사용법에 대해 더 알고 싶은 경우, 협업 베스트 사례를 제공하는 Confluence 팀의 아래 동영상을 봐 주십시요.



주) 골드피처

 사실 위의 소개된 내용은 이미 JIRA, Confluence를 사용하는 많은 회사에서 적용하고 있는 내용일 수도 있습니다.
 하지만, 아직 제대로 활용하지 못하는 회사의 경우 좋은 활용 사례가 될 것입니다.

 유의하실 점은 위의 내용에서 사용된 Balsamiq mockup 플러그인은 상용 플러그인이므로 추가적인 구매가 필요하다는 점입니다.
구매전에는 미리 테스트 라이센스를 통해 테스트 하신 후 문제가 없는지 확인하시기 바랍니다.

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